ISO 30301 explicat: cum gestionezi documentele și înregistrările firmei

ISO 30301:2019 este standardul internațional care stabilește cerințele pentru un sistem de management pentru înregistrări. Înregistrările sunt documentele care dovedesc ce a făcut firma: contracte, facturi, procese-verbale, dosare de personal, rapoarte de inspecție sau corespondența importantă.

Scopul standardului este simplu: documentele care contează să fie create corect, găsite ușor, păstrate cât timp e nevoie și eliminate controlat. Face parte dintr-o familie care include ISO 30300, cu principiile și vocabularul, și ISO 15489-1, cu conceptele de bază ale gestionării înregistrărilor.

ISO 30301 folosește structura comună a standardelor de sisteme de management (Annex SL) și ciclul PDCA. De aceea se integrează ușor cu ISO 9001 sau ISO/IEC 27001, dacă firma ta le are deja.

Certificarea ISO 30301 este utilă organizațiilor pentru care un document pierdut sau greu de găsit înseamnă bani, amenzi sau clienți nemulțumiți. Cel mai des este cazul firmelor care țin documente pentru alții.

• firme de contabilitate, salarizare și resurse umane, care gestionează dosarele clienților;
• furnizori de arhivare fizică sau electronică și de digitalizare a documentelor;
• firme IT care găzduiesc sau procesează documentele clienților;
• producători care trebuie să păstreze trasabilitatea loturilor și a verificărilor;
• instituții de învățământ și alte organizații cu arhive mari.

Un exemplu: o firmă care digitalizează arhivele altor companii semnează un contract cu o bancă. Banca vrea să știe cum sunt clasificate, protejate și eliminate documentele. Un sistem certificat ISO 30301 îi răspunde clar, pe puncte.

ISO 30301 cere ca firma să știe ce documente trebuie să păstreze, de ce, cât timp și cine răspunde de ele. Pe scurt, cerințele principale sunt:

• Politica și responsabilitățile: conducerea stabilește reguli și numește responsabili;
• Analiza cerințelor: ce cer legea, clienții și propria activitate privind documentele;
• Crearea și captarea: documentele importante intră în sistem în mod controlat;
• Controlul: clasificare, metadate, versiuni și urmărirea modificărilor;
• Accesul și protecția: fiecare vede doar ce are dreptul să vadă;
• Păstrarea și eliminarea: documentele sunt stocate în siguranță și distruse doar după reguli stabilite;
• Evaluarea: audit intern, analiză de management și îmbunătățire.

Anexa standardului detaliază procesele și controalele pentru înregistrări. Reține un lucru important: ISO 30301 nu îți spune cât timp să păstrezi un anumit document. Termenele vin din legislația română și din contracte. Standardul te ajută să le aplici consecvent.

Standardele se completează, dar au ținte diferite. ISO/IEC 27001 se ocupă de securitatea informației: confidențialitate, integritate și disponibilitate. ISO 30301 se asigură că documentele rămân autentice, de încredere și utilizabile în timp.

ISO 9001 cere și el control asupra informațiilor documentate, dar la un nivel general. Ai nevoie și de un certificat de securitate a informației? ISO 27001 se comandă direct online, la preț fix, pe pagina de certificare ISO 27001.

Nu confunda gestionarea documentelor cu gestionarea cunoașterii. Pentru know-how-ul oamenilor există un alt standard, ISO 30401, pentru managementul cunoașterii.

Prețul și termenul pentru ISO 30301 se stabilesc printr-o ofertă personalizată. Ele depind de mărimea organizației, de volumul de documente și de cât de bine sunt organizate deja.

Certificarea este voluntară. Devine o cerință doar când o cere un client, un contract sau o licitație. La o licitație, verifică în caietul de sarcini ce acreditare trebuie să aibă organismul de certificare. Dacă formularea nu e clară, cere clarificări autorității contractante.

ISO 30301 nu este în catalogul online cu preț fix, dar se află în aria de acreditare a ISOTRANS. Procesul arată așa:

1. Trimiți o cerere prin formularul de contact sau suni ori scrii pe WhatsApp la 0742 326 116.
2. Ne spui ce activitate ai, câte locații și ce tip de documente gestionezi.
3. Primești oferta, cu prețul și termenul pentru organizația ta.
4. Documentația și comunicarea se desfășoară 100% online, fără deplasări.
5. Certificatul este emis de ISOTRANS S.R.L., acreditat de IMAB (International Management Accreditation Board) și prezent pe piață din 2004.

Certificatul are un cod QR pentru verificarea autenticității. Primești și o marcă digitală de certificare pentru site și semnătura de email.