ISO 37001: cum funcționează sistemul anti-mită și cum te certifici

ISO 37001:2016 este standardul internațional care stabilește cerințele pentru un sistem de management anti-mită. Te ajută să previi, să depistezi și să tratezi mita în firma ta. Se aplică oricărei organizații, indiferent de mărime sau domeniu.

Standardul acoperă mita în ambele sensuri: oferită și primită. Privește conducerea, angajații și partenerii de afaceri care acționează în numele firmei. Se aplică atât în relația cu instituțiile publice, cât și între firme private.

ISO 37001 folosește structura comună a standardelor ISO de management (Annex SL) și ciclul PDCA: planifici, implementezi, verifici, îmbunătățești. De aceea se integrează ușor cu un sistem de management al calității ISO 9001, dacă îl ai deja.

Certificarea ISO 37001 îi ajută mai ales pe cei care lucrează des cu instituții publice sau cu clienți mari. Este voluntară. Devine necesară doar când o cere un contract, un client sau o procedură de achiziție.

• firme de construcții și infrastructură care participă la licitații publice;
• furnizori de echipamente, servicii IT sau consultanță pentru autorități și companii mari;
• distribuitori și producători care livrează către grupuri internaționale cu politici anti-corupție stricte pentru furnizori;
• firme de transport și logistică aflate în contact frecvent cu autorități de control;
• organizații care gestionează fonduri publice sau europene.

Un exemplu obișnuit: o firmă de construcții se pregătește pentru licitația de modernizare a unei școli. Pe lângă experiența similară și certificările de calitate, poate fi întrebată ce măsuri are împotriva corupției. Un certificat ISO 37001 este un răspuns clar și ușor de documentat.

ISO 37001 cere măsuri concrete, proporționale cu riscul de mită al firmei tale. Nu ai nevoie de un aparat birocratic, ci de controale potrivite activității pe care o desfășori.

• Politica anti-mită, aprobată de conducere și comunicată angajaților și partenerilor.
• Funcția de conformitate anti-mită: o persoană sau o echipă care supraveghează sistemul și raportează direct conducerii.
• Evaluarea riscului de mită pe activități, proiecte, parteneri și piețe.
• Verificarea prealabilă (due diligence) a partenerilor de afaceri și a angajaților din posturile expuse.
• Controale financiare și nefinanciare: aprobări pe niveluri, separarea atribuțiilor, reguli clare de achiziție.
• Reguli pentru cadouri, protocol, donații și sponsorizări.
• Instruirea periodică a personalului.
• Canale de raportare a suspiciunilor, cu protecție pentru cine raportează, și o procedură de investigare.
• Audit intern și analiza efectuată de management, pentru îmbunătățire continuă.

Pentru un IMM, multe dintre aceste cerințe înseamnă documente scurte și reguli simple. O firmă IT care semnează un contract B2B cu o bancă poate porni de la o politică de o pagină, un registru de cadouri și o clauză anti-mită în contractele cu subcontractorii.

Un lucru trebuie spus cinstit: certificarea arată că ai un sistem de prevenire care funcționează. Nu înseamnă că riscul de mită dispare complet.

Prin CertificareOnline.ro, certificarea ISO 37001 costă 1.391 lei + TVA pe an. Documentația completă și certificatul le primești în maximum 24 de ore de la confirmarea comenzii.

Dacă iei mai multe standarde împreună, primești reducere de pachet: 25% pentru 2 standarde, 30% pentru 3, 40% pentru 4, 45% pentru 5 și 50% pentru 6. De exemplu, ISO 37001 împreună cu ISO 9001 intră la reducerea pentru 2 standarde. Un pachet pe 3 ani are 20% reducere față de plata anuală. Toate variantele sunt explicate în ghidul despre cât costă certificarea ISO.

Da, dacă documentația de atribuire îl cere sau îl punctează. Certificatul este emis de ISOTRANS S.R.L., organism de certificare acreditat de IMAB (International Management Accreditation Board) și prezent pe piață din 2004.

Înainte de a depune oferta, verifică în caietul de sarcini ce acreditare trebuie să aibă organismul de certificare. Dacă cerința nu e clară, cere o clarificare autorității contractante. Mai multe detalii găsești în articolul despre certificarea ISO în licitațiile publice și private.

Întregul proces se desfășoară online, fără deplasări. Pașii sunt următorii:

1. Alegi ISO 37001 de pe pagina certificării ISO 37001 sau din catalogul de certificări, singur sau în pachet.
2. Introduci numărul de telefon și CUI-ul firmei. Datele firmei se completează automat.
3. Plătești cu cardul, prin Netopia/mobilPay, sau prin transfer bancar.
4. Descarci documentația și certificatul din linkul primit pe e-mail.

Certificatul are un cod QR prin care oricine îi poate verifica autenticitatea. Primești și o marcă digitală de certificare, pe care o poți afișa pe site și în semnătura de e-mail.

Documentația trebuie apoi pusă în practică: numești responsabilul de conformitate, instruiești echipa și ții evidențele la zi. Dacă ai întrebări înainte de comandă, citește răspunsurile la întrebările frecvente.